След като изтеглите инсталацията на програмата MoneyWorks от официалния
фирмен сайт на ГенСофт на адрес: http://gensoft.bg/?page_id=23
избирате как ще работите с модул СЕРВИЗ:
- Можете да останете в ДЕМО режим , за да можете
да го разгледате и тествате като направите 3 сервизни поръчки
- Или да се обадите в офиса на ГенСофт за активиране и лицензиране, щом вече сте го разгледали, изпробвали и убедили, че ще ви върши идеална работа във
вашата сервизна дейност, и разбира се сте го заплатили J
Модул СЕРВИЗ обработва сервизните поръчки за гаранционен и
извънгарационен сервиз.
В модул СЕРВИЗ има 2 основни раздела:
*Операции върху сервизните поръчки
*Филтър по статус
Операции върху
сервизни поръчки съдържат:
- Номенклатура на стъпките
- Нова сервизна поръчка
- Отвори избрана сервизна поръчка
- Изпрати избраните сервизни поръчки към "Отдалечени офиси"
- Изтрий избраните сервизни поръчки
Заложени са 10
стандартни стъпки в Номенклатура на
стъпките:
Ø Оглед
Ø Оценка на дефект
Ø Потвърждаване от клиента
Ø Приемане за ремонт
Ø Ремонт
Ø Ремонт при производител
Ø Изписване
Ø Връщане на клиента
Ø Приемане за замяна
Ø Предаване за замяна
Стандартните стъпки не могат да се изтриват, но може да се
сменя тяхната поредност или да се правят неактивни.
Първата стъпка Оглед е задължително вградена.
Могат да се дефинират и потребителски стъпки, да се дефинира поредността на
тези потребителски стъпки като се зададе с цифра желаната поредност и така да
се смени реда на движение на ремонтните дейности в сервиза според конкретната
организация на фирмата.
Другата интересна особеност на видовете стъпки е наличието на свързани със
стандартните стъпки документи, докато при потребителските стъпки засега няма.
Документи, създадени през модул СЕРВИЗ могат да се редактират и изтриват през модула.
При изтриване на сервизна поръчка се изтриват всички стъпки и документи,
свързани с нея.
При изтриване на стъпка се изтриват документите, свързани със стъпката.
Базовата стъпка Оглед не се изтрива,
а други основни стъпки могат да се деактивират, без да се изтриват.
Имената на стъпките могат да се преименуват и да се сменят в стари документи.
Голямо предимство на модул СЕРВИЗ е връзката с останалата част на складовата програма
MoneyWorks - така създадените документи в модула веднага се отразяват в търговската част като
оферти, клиентски поръчки, продажби и прочие.
Как да организираме
бизнеса си с модул СЕРВИЗ на складовата програма MoneyWorks?
След като добре се запознаем със софтуера на ГенСофт ( с демо версията на модул
СЕРВИЗ) използваме стандартните стъпки и/или си дефинираме собствени според
спецификата на конкретната сервизна дейност.
Първа стъпка: задължително започваме сервизната дейност с първа стъпка ОГЛЕД
Всяка стъпка има Начало и Край.
Ако не попълним края на
дадена стъпка, то той автоматично ще се попълни при началото на следващата.
Във всеки ред на
всяка стъпка има поле Описание (до
255 символа) и поле Бележка (до 48
символа) за записване на нужната ни информация, свързана с изпълнението на тази
стъпка.
Обикновено в Описание
записваме оплакванията на клиента, а в Бележка
– насоки за действие или на кого възлагаме ремонта.
На стъпка ОГЛЕД имаме няколко варианта как да изберем
стоката за ремонт:
- -->> Можем да изберем стоката от списък с продадените
стоки, ако ние сме продали на клиента тази стока.
- -->> Можем да добавим стоката към списък от стоки,
ако не сме му я продавали ние.
- -->> Можем да посочим от коя продажба е тази стока.
Използваме свързани документи - с двойно
почукване в полето за документ се прави препратка към продажбите, а маркерът на
мишката ни подсказва ( в долната част на
екрана виждаме редовете на свързания документ).
Ако имаме богата история на сделките по продажбите ще изберем от коя продажба е дадената стока (даже в края имаме колона за гаранционни условия, която ще ни даде информация дали стоката все още е в гаранция).
Втора стъпка:
след ОГЛЕД следва ОЦЕНКА НА ДЕФЕКТ – това е стъпката при която
компетентният служител оглежда стоката за ремонт и дава своето професионално
мнение какво и как ще се ремонтира.
Правим свързан документ ОФЕРТА, в която описваме предложени
стоки за замяна, цена на труд и други атрибути за предстоящия ремонт. Изпращаме
офертата към клиента (по имейл) и чакаме неговото одобрение или избор с какви
предложени части да бъде извършен ремонта.
Отбелязваме за сведение какъв вид сервиз е :
- Гаранционен
- Извънгаранционен
- Непризната гаранция
Това поле има информативен характер, за да знаем в края на
извършената дейсност дали ще вземаме пари на клиента или ремонта ще е за наша
сметка.
Трета стъпка: ПОТВЪРЖДАВАНЕ НА КЛИЕНТА е необходимо за старт на ремонтната дейност.
Когато сме изпратили оферта на клиента и сме му предложили ремонт с различни по
цена или качество части изчакваме неговия избор и тогава правим клиентската
поръчка, т.е. след решението на клиента офертата
става на клиентска поръчка.
Тук има няколко особености: всяка оферта след потвърждение става на клиентска поръчка.
Оферти не могат да се обединяват, но клиентски поръчки се събират, т.е. когато
след първоначалният оглед и оценка на дефекта е имало една оферта за ремонт, но
в хода на ремонтните дейности са се появили и други проблеми може отново да се
мине през стъпки 2 и 3 – да се направи нова оферта за новия дефект и да се
изиска ново потвърждение от клиента. Клиентската поръчка е по последната оферта.
В крайна сметка на крайния етап няколкото клиентски поръчки могат да се
обединят в една продажба.
В клиентската поръчка
можем да генерираме поръчка с избраните от клиента стоки и услуги
като се изтриват излишните редове от офертата, а в офертата записваме „Отказано“.
В клиентската поръчка
можем да вземем аванс за предстоящата услуга.
Четвърта стъпка: ПРИЕМАНЕ
ЗА РЕМОНТ е начало на действителната ремонтна дейност.
На тази стъпка можем да вкараме стоката в склада и да я
заприходим като складова наличност. Така ние правим доставка в склада,
тъй като нашият клиент ни е предоставил стока за ремонт.
Доставката е на стока от нашата номенклатура ( ако ние сме
му продали тази стока) или доставяме нова стока (ако клиентът си е закупил
стоката от друго място, а при нас я носи за ремонт).
Пета стъпка: РЕМОНТ
е същинската сервизна дейност за отстраняване на проблема.
Шеста стъпка: РЕМОНТ
ПРИ ПРОИЗВОДИТЕЛ е част от сервизната дейност при която в хода на ремонта
се е оказало проблемен дефект, за отстраняването на който стоката трябва да се
изпрати на производителя.
Седма стъпка: ИЗПИСВАНЕ
е стъпката в която се подготвя стоката да се върне на клиента и се създават
свързани с това документи: прави се ПРОДАЖБА и се избира как да приключи – с
фактура или касов бон и се прехвърля документа към ПЕЧАТАР.
„Направете ПРОДАЖБА от всички клиентски
поръчки!“
Финалните стъпки на
една сервизна поръчка са ВРЪЩАНЕ НА КЛИЕНТА или ЗАМЯНА НА СТОКА. Имаме подсказка „ Прати към финална
стъпка“ от която избираме един от двата вариянта за приключване.
Осма стъпка: ВРЪЩАНЕ
НА КЛИЕНТА е дейност на връщане на стоката на
клиента.
Тук се прави връщане на стоката, взета от клиента при стъпката „ Приемане за
ремонт“.
Девета и десета
стъпка: ПРИЕМАНЕ И ПРЕДАВАНЕ ЗА ЗАМЯНА – тази операция се случва когато дефектът е неостраним и се налага
стоката да се замени с друга.
Заменящата стока е оцветена в зелено подобно на ситуацията в модул
ПРОИЗВОДСТВО.
При стъпка ЗАМЯНА се прави връщане на стока (която на
стъпка ОГЛЕД е избрана от продадените, иначе няма смисъл), продава се новата
стока с гаранцията на първата и се прави изплащане на новата стока.
Програмата автоматично прави следните операции при ЗАМЯНА на
стока:
- връщане от доставка;
- връщане от продажба;
- продажба на заменящата стока.
Процесът на замяна ще изглежда по следния начин:
А за приключване на замяната програмата подсказва, че трябва
да изберем с каква стока ще заменим при
сервизната дейност.
Важното е, че при съставяне на сервизна поръчка съставителят
се идентифицира с потребителско име и парола и така на всяка стъпка се знае кой
е отговорен за извършената / неизвършената дейност.
Меню „НАСТРОЙКИ на сервизна поръчка“ се отваря с двойно почукване върху реда
със сервизната поръчка. Необходимо е да попълним информацията
за склад: сервизния склад
за доставчик: посочва се доставчика за сервизния склад
за характеристики: има възможност да се укаже как автоматично да се попълва
информацията за клиента.
От НАСТРОЙКИ задаваме автоматично попълване на характеристики
– указваме как програмата автоматично да попълва необходимите данни за клиента
в създадените документи, т.е. кое поле от характеристиките на клиента в кое
поле на характеристиките на документа да се експортират:
Име на клиент *
МОЛ *
Адрес *
Телефон (
Имейл @
Чрез бутона “Филтър по статус” управителят в сервиза може своевременно да се информира на
какви етапи се намират поръчките в сервиза.
Непременно трябва да се маркира от чек-бокса “Показвай поръчка само с избрания статус” и да изберете статуса на
поръчките, който ни интересува.
Филтър по статус показва поръчки, имащи детайли със статус някоя от стъпките на сервизната поръчка или всички заедно.
В заключение
можем да кажем, че последователността на стъпките за ремонт в сервиза е само
препоръчителна, а не задължителна.
Допълнително можете да си създадете шаблон за сервизна поръчка , чрез който бързо и лесно да увеличите отчетността и повишите ефективността на вашата сервизна дейност.
 |
| сервизна поръчка |
Потребителят на модул СЕРВИЗ в складовата програма MoneyWorks може да си дефинира
необходимите стъпки съобразно своята сервизна дейност като изключва или добавя
потребителски стъпки.
А и естествено предстои развитие и усъвършенстване на модул СЕРВИЗ според желанията на клиентите на ГенСофт, които имат
голяма заслуга със своите изисквания да повишават непрестанно функционалността
на програмата.
За повече информация вижте http://moneyworks-erp.blogspot.com/2013/12/novo-modul-serviz-v-skladovata-programa.html
или се обадете на 07001 93 93 на цената на един градски разговор консултантите
на ГенСофт да отговорят на вашите въпроси.
Приятна работа!
