Цветови схеми в модул Сервиз на Gensoft MoneyWorks

 

Ново! Цветни схеми в модул Сервиз на ERP MoneyWorks

 

Модул Сервиз е допълнение към системата за управление на бизнеса GenSoft MoneyWorks, който дава възможност на фирми, занимаващи се със сервизна дейност да организират по-добре бизнес процесите си.
В него има предефинирани десет стъпки, които описват работата в един сервиз:

-                 Оглед – в тази стъпка се описват клиентските забележки относно работата на съответния уред, като съoтветната стока може да се избере от направените продажби на този клиент.

-          Оценка на дефект – в тази стъпка приемчикът оценява какво трябва да се ремонтира и се оферират части за ремонт.

-          Потвърждаване от клиента – клиентът потвърждава ремонта, като му се генерира клиентска поръчка за частите и труда и може да му се вземе аванс за работата.

-          Приемане за ремонт – прави се доставка на уреда в сервиза.

-          Ремонт – указва се кой служител извършва ремонта и коя дейност от клиентската поръчка точно поема.

-          Ремонт при производител – ако се налага  уредът се връща на доставчика за ремонт или замяна.

-          Изписване – извършва се продажба на оферираните материали и услуги и се пуска фактура.

-          Връщане на клиента – прави се връщане на уреда от сервиза на клиента.

-          Приемане за замяна – в случай, че уредът не подлежи на ремонт, той се връща в склада (или в склад Брак).

-          Предаване за замяна – на клиента се изписва нов уред, ако старият не може да се ремонтира.

Програмата пази архив на всички сервизни поръчки с пълна история на съответните стъпки – кой ги е правил и какво точно е направено.

Последната доработка по модул Сервиз е възможност за потребителя да си задава подходящ цвят за всяка стъпка, като самата поръчка се оцветява в цвета на стъпката, до която сме достигнали.
Това дава възможност на сервизните работници бързо и лесно да установят прогреса по всяка поръчка и да оптимизират работата си. А и визуално изглежда добре 😊.

Как работи модул СЕРВИЗ в складовата програма MoneyWorks на GenSoft ?

След като изтеглите инсталацията на програмата MoneyWorks от официалния фирмен сайт на ГенСофт на адрес: http://gensoft.bg/?page_id=23 избирате как ще работите с модул СЕРВИЗ:

• Можете да останете в ДЕМО режим , за да можете да го разгледате и тествате като направите 3 сервизни поръчки
• Или да се обадите в офиса на ГенСофт за активиране и лицензиране, щом вече сте го разгледали, изпробвали и  убедили, че ще ви върши идеална работа във вашата сервизна дейност, и разбира се сте го заплатили J

Модул СЕРВИЗ обработва сервизните поръчки за гаранционен и извънгарационен сервиз.

В модул СЕРВИЗ има 2 основни раздела:
*Операции върху сервизните поръчки
*Филтър по статус

Операции върху сервизни поръчки съдържат:

• Номенклатура на стъпките
• Нова сервизна поръчка
• Отвори избрана сервизна поръчка
• Изпрати избраните сервизни поръчки към "Отдалечени офиси"
• Изтрий избраните сервизни поръчки

Заложени са 10 стандартни стъпки в Номенклатура на стъпките:

Ø  Оглед

Ø  Оценка на дефект

Ø  Потвърждаване от клиента

Ø  Приемане за ремонт

Ø  Ремонт

Ø  Ремонт при производител

Ø  Изписване

Ø  Връщане на клиента

Ø  Приемане за замяна

Ø  Предаване за замяна

Стандартните стъпки не могат да се изтриват, но може да се сменя тяхната поредност или да се правят неактивни.
Първата стъпка Оглед е задължително вградена.
Могат да се дефинират и потребителски стъпки, да се дефинира поредността на тези потребителски стъпки като се зададе с цифра желаната поредност и така да се смени реда на движение на ремонтните дейности в сервиза според конкретната организация на фирмата.
Другата интересна особеност на видовете стъпки е наличието на свързани със стандартните стъпки документи, докато при потребителските стъпки засега няма.
Документи, създадени през модул СЕРВИЗ могат да се редактират и изтриват през модула.
При изтриване на сервизна поръчка се изтриват всички стъпки и документи, свързани с нея.
При изтриване на стъпка се изтриват документите, свързани със стъпката.
Базовата стъпка Оглед не се изтрива, а други основни стъпки могат да се деактивират, без да се изтриват.
Имената на стъпките могат да се преименуват и да се сменят в стари документи.

Голямо предимство на модул СЕРВИЗ е връзката с останалата част на складовата програма MoneyWorks  - така създадените документи в модула веднага се отразяват в търговската част като оферти, клиентски поръчки, продажби и прочие.

Как да организираме бизнеса си с модул СЕРВИЗ на складовата програма MoneyWorks?

След като добре се запознаем със софтуера на ГенСофт ( с демо версията на модул СЕРВИЗ) използваме стандартните стъпки и/или си дефинираме собствени според спецификата на конкретната сервизна дейност.

Първа стъпка: задължително  започваме сервизната дейност с първа стъпка ОГЛЕД

Всяка стъпка има Начало и Край. 

Ако не попълним края на дадена стъпка, то той автоматично ще се попълни при началото на следващата.

Във всеки ред  на всяка стъпка има поле Описание (до 255 символа) и поле Бележка (до 48 символа) за записване на нужната ни информация, свързана с изпълнението на тази стъпка.

Обикновено в Описание записваме оплакванията на клиента, а в Бележка – насоки за действие или на кого възлагаме ремонта.

На стъпка ОГЛЕД имаме няколко варианта как да изберем стоката за ремонт:

• -->> Можем да изберем стоката от списък с продадените стоки, ако ние сме продали на клиента тази стока.
  
  
  

• -->>  Можем да добавим стоката към списък от стоки, ако не сме му я продавали ние.
  
  
  
• -->>  Можем да посочим от коя продажба е тази стока.
  Използваме свързани документи  - с двойно почукване в полето за документ се прави препратка към продажбите, а маркерът на мишката ни подсказва ( в  долната част на екрана виждаме редовете на свързания документ).
  
  

Ако имаме богата история на сделките по продажбите ще изберем от коя продажба е дадената стока (даже в края имаме колона за гаранционни условия, която ще ни даде информация дали стоката все още е в гаранция).

Втора стъпка: след ОГЛЕД следва ОЦЕНКА НА ДЕФЕКТ – това е стъпката при която компетентният служител оглежда стоката за ремонт и дава своето професионално мнение какво и как ще се ремонтира.

Правим свързан документ ОФЕРТА, в която описваме предложени стоки за замяна, цена на труд и други атрибути за предстоящия ремонт. Изпращаме офертата към клиента (по имейл) и чакаме неговото одобрение или избор с какви предложени части да бъде извършен ремонта.

Отбелязваме за сведение какъв вид сервиз е :

• Гаранционен
• Извънгаранционен
• Непризната гаранция 

Това поле има информативен характер, за да знаем в края на извършената дейсност дали ще вземаме пари на клиента или ремонта ще е за наша сметка.

Трета стъпка:  ПОТВЪРЖДАВАНЕ НА КЛИЕНТА е необходимо за старт на ремонтната дейност.
Когато сме изпратили оферта на клиента и сме му предложили ремонт с различни по цена или качество части изчакваме неговия избор и тогава правим клиентската поръчка, т.е. след решението на клиента офертата става на клиентска поръчка.

Тук има няколко особености: всяка оферта след потвърждение става на клиентска поръчка.
Оферти не могат да се обединяват, но клиентски поръчки се събират, т.е. когато след първоначалният оглед и оценка на дефекта е имало една оферта за ремонт, но в хода на ремонтните дейности са се появили и други проблеми може отново да се мине през стъпки 2 и 3 – да се направи нова оферта за новия дефект и да се изиска ново потвърждение от клиента. Клиентската поръчка е по последната оферта.
В крайна сметка на крайния етап няколкото клиентски поръчки могат да се обединят в една продажба.

В клиентската поръчка  можем да генерираме  поръчка с избраните от клиента стоки и услуги като се изтриват излишните редове от офертата, а в офертата записваме „Отказано“.

В клиентската поръчка можем да вземем аванс за предстоящата услуга.

Четвърта стъпка:  ПРИЕМАНЕ ЗА РЕМОНТ е начало на действителната ремонтна дейност.
На тази стъпка можем да вкараме стоката в склада и  да я  заприходим като складова наличност. Така ние правим доставка в склада, тъй като нашият клиент ни е предоставил стока за ремонт.

Доставката е на стока от нашата номенклатура ( ако ние сме му продали тази стока) или доставяме нова стока (ако клиентът си е закупил стоката от друго място, а при нас я носи за ремонт).

Пета стъпка:  РЕМОНТ е същинската сервизна дейност за отстраняване на проблема.

Шеста стъпка:  РЕМОНТ ПРИ ПРОИЗВОДИТЕЛ е част от сервизната дейност при която в хода на ремонта се е оказало проблемен дефект, за отстраняването на който стоката трябва да се изпрати на производителя.

Седма стъпка:  ИЗПИСВАНЕ е стъпката в която се подготвя стоката да се върне на клиента и се създават свързани с това документи: прави се ПРОДАЖБА и се избира как да приключи – с фактура или касов бон и се прехвърля документа към ПЕЧАТАР.

„Направете ПРОДАЖБА от всички клиентски поръчки!“

Финалните стъпки  на една сервизна поръчка са ВРЪЩАНЕ НА КЛИЕНТА или ЗАМЯНА НА СТОКА. Имаме подсказка „ Прати към финална стъпка“ от която избираме един от двата вариянта за приключване.

Осма стъпка:  ВРЪЩАНЕ НА КЛИЕНТА   е дейност на връщане на стоката на клиента.
Тук се прави връщане на стоката, взета от клиента при стъпката „ Приемане за ремонт“.

Девета и десета стъпка:  ПРИЕМАНЕ И ПРЕДАВАНЕ ЗА ЗАМЯНА – тази операция се случва когато дефектът е неостраним и се налага стоката да се замени с друга.
Заменящата стока е оцветена в зелено подобно на ситуацията в модул ПРОИЗВОДСТВО.

При стъпка ЗАМЯНА се прави връщане на стока (която на стъпка ОГЛЕД е избрана от продадените, иначе няма смисъл), продава се новата стока с гаранцията на първата и се прави изплащане на новата стока.

Програмата автоматично прави следните операции при ЗАМЯНА на стока:
- връщане от доставка;
- връщане от продажба;
- продажба на заменящата стока.

Процесът на замяна ще изглежда по следния начин:

А за приключване на замяната програмата подсказва, че трябва да изберем с каква стока ще заменим  при сервизната дейност.

Важното е, че при съставяне на сервизна поръчка съставителят се идентифицира с потребителско име и парола и така на всяка стъпка се знае кой е отговорен за извършената / неизвършената дейност.

Меню „НАСТРОЙКИ на сервизна поръчка“ се отваря с двойно почукване върху реда със сервизната поръчка. Необходимо е да попълним информацията
за склад: сервизния склад
за доставчик: посочва се доставчика за сервизния склад
за характеристики: има възможност да се укаже как автоматично да се попълва информацията за клиента.

От НАСТРОЙКИ задаваме автоматично попълване на характеристики – указваме как програмата автоматично да попълва необходимите данни за клиента в създадените документи, т.е. кое поле от характеристиките на клиента в кое поле на характеристиките на документа да се експортират:
Име на клиент *
МОЛ *
Адрес *
Телефон (
Имейл @

Чрез бутона “Филтър по статус” управителят  в сервиза може своевременно да се информира на какви етапи се намират поръчките в сервиза.
Непременно трябва да се маркира от чек-бокса “Показвай поръчка само с избрания статус” и да изберете статуса на поръчките, който ни интересува.

Филтър по статус показва поръчки, имащи детайли със статус някоя от стъпките на сервизната поръчка или всички заедно.

В заключение можем да кажем, че последователността на стъпките за ремонт в сервиза е само препоръчителна, а не задължителна.
Допълнително можете да си създадете шаблон за сервизна поръчка , чрез който бързо и лесно да увеличите отчетността и повишите ефективността на вашата сервизна дейност.

сервизна поръчка

Потребителят на модул СЕРВИЗ в складовата програма MoneyWorks може да си дефинира необходимите стъпки съобразно своята сервизна дейност като изключва или добавя потребителски стъпки.
А и естествено предстои развитие и усъвършенстване на модул СЕРВИЗ според  желанията на клиентите на ГенСофт, които имат голяма заслуга със своите изисквания да повишават непрестанно функционалността на програмата.
За повече информация вижте http://moneyworks-erp.blogspot.com/2013/12/novo-modul-serviz-v-skladovata-programa.html или се обадете на 07001 93 93 на цената на един градски разговор консултантите на ГенСофт да отговорят на вашите въпроси.

Приятна работа!

Ново: Модул СЕРВИЗ в складовата програма MoneyWorks на фирма GenSoft !

 Най-после бе завършен дългоочаквания модул СЕРВИЗ в складовата програма MoneyWorks !

Както неведнъж е изтъквано, програмата MoneyWorks се развива благодарение на желания и изискванията на своите клиенти...
И отдавна имаше потребители, желаещи складовата програма да се обогати с модул за сервизна дейност, а програмистите на ГенСофт не насмогваха с поръчкови справки и клиентски доработки ...
И все пак това стана факт! 
На вашето внимание е новият модул СЕРВИЗ и отговорите на най-важните за клиента въпроси:

• Каква е цената на модул СЕРВИЗ?
  Цената е 449лв без ДДС
  
• Може ли модул СЕРВИЗ да работи самостоятелно или трябва да имам закупена складовата програма MoneyWorks?
  Модул СЕРВИЗ е тясно свързан със складовата програма MoneyWorks и е необходимо поне едно работно място с лиценз на складовата част на MoneyWorks. Взависимост от това колко сервиза имате, то толкова лиценза ще са ви необходими за модул СЕРВИЗ.   
• За фирми от какъв бранш е подходящ  модул СЕРВИЗ?
  Всички фирми, които извършват сервизна дейност  ще могат да го използват: компютърни фирми, автосервизи, фирми за ремонт на битова техника, ремонт на офис техника и други.
• Може ли да се използва за всякакъв вид фирми със сервизна дейност?  
  Модул СЕРВИЗ на MoneyWorks ще е в помощ на бизнеса и когато фирмата развива само сервизна дейност (например фирмен сервиз на определена марка или общ ремонтен сервиз), и когато фирмата има търговска и сервизна дейсност ( т.е. продава стоки и предлага сервизни услуги за тях, а дори и когато предлага сервизна дейност на чужди стоки) – т.е. от ГенСофт са се постарали да обхванат всички възможни варианти в сервизната дейност, но ще разчитат и на своите потребители за мнения и препоръки за доусъвършенстване на системата.

• Къде мога да видя какво представлява модул СЕРВИЗ?
  Можете да свалите инсталация на складовата програма MoneyWorks от фирмения сайт  http://gensoft.bg/?page_id=23  и в демо режим ще можете да направите до 3 сервизни поръчки, за да добиете някаква представа за възможностите на модул  СЕРВИЗ.

В най-скоро време ще напишем и още по-подробна статия в продуктовия блог на MoneyWorks за начина на работа в сервиза, как се прави сервизна поръчка, стъпките при обработването на сервизната поръчка от огледа до приключването на ремонта и връщането на стоката на клиента...
Ще обясним подробно как се прави оферта и клиентска поръчка в модул СЕРВИЗ и как се отразява изпълнението на сервизната поръчка на наличностите в склада и на продажбите в търговската част...

Очаквайте подробности!

А дотогава можете по всяко време да звъннете на 07001 93 93 за повече информация !